Skal dere stille ut? Hvorfor, og hvor?
Hvis dere ennå ikke har valgt en messe eller bestemt dere for om dere skal stille ut, er det viktig å avklare målene deres. Start med å spørre dere selv: Hvorfor vil vi stille ut? Hva håper vi å oppnå? Selv om dere deltar på bransjens årlige messe av tradisjon, er det en fordel å ha et klart mål for hvert arrangement. Å stille ut kan være en stor investering, så det er essensielt å sikre avkastning – enten det er direkte salg eller en strategi for å styrke merkevaren deres på lang sikt. Med konkrete mål kan dere planlegge bedre og få mer ut av messedeltakelsen.
Besøk en messe som deltaker før dere stiller ut!
Før dere selv planlegger en stand, kan det være verdifullt å delta som gjest på en messe. Selv om det ikke nødvendigvis er den samme messen, kan dere velge et arrangement med lignende målgruppe eller på samme sted. Denne “inspeksjonen” gir innsikt i hvilke stands og tilnærminger som fungerer best for deres publikum. Det er en verdifull opplevelse som gir inspirasjon til deres egen messestrategi.
Sett klare mål
Det er essensielt å vite hva dere ønsker å oppnå med messen. Er målet å styrke relasjonen til eksisterende kunder, få nye leads eller introdusere merkevaren til et nytt publikum? En klar forståelse av målgruppen gjør det lettere å tilpasse budskapet og designet på standen. Forbered også metoder for å samle inn data, slik at alle samtaler potensielt kan føre til nye forretningsmuligheter.
Velg riktig messe og standplass
Velg en messe som passer til målene og målgruppen deres. Velg en plassering med høy trafikk. Mange messer kan levere et kart over hallen, slik at dere kan velge det beste stedet. Vurder besøksruter, synlighet og plassering av innganger, utganger, forfriskninger og toaletter, slik at standen deres plasseres optimalt.
Fastsett budsjettet
En av de viktigste oppgavene i messeforberedelsene er å lage et realistisk budsjett. Vurder hvilken avkastning dere forventer, og sett et budsjett som gir god investering. Inkluder alle kostnader som standmaterialer, giveaways og personalkostnader. Et klart budsjett hjelper med å unngå uforutsette utgifter og sikrer en stressfri messe.
Før messen
Definer nøyaktig hva dere ønsker å oppnå ved å delta. Uten mål kan det være vanskelig å målrette innsatsen. Hva vil dere oppnå?
- Økt merkevarekjennskap?
- Lansering av et nytt produkt?
- Fokus på et spesifikt produktområde?
- Innsamling av nye leads?
Vær spesifikke og sett konkrete mål, for eksempel:
- Utvid nettverket deres med 15 %
- Få 30 bestillinger
- Skap 50 nye e-postabonnementer
Hold styr på budsjettet
Lag et gjennomtenkt budsjett som inkluderer:
- Standplass og eventuelle utgifter til f.eks. oppsett
- Standmaterialer, reklamebudsjett og trykksaker
- Transport av materialer
- Personalkostnader, inkl. evt. overtid og ekstern hjelp
- Reise og overnatting for teamet
- Eventuelle rabatter fra arrangøren for nye utstillere
Book riktig stand
Velg en messe som er relevant for målene og publikumet deres, og som ligger innenfor budsjettet. Standens plassering er viktig – kontakt arrangøren for en plan over messeområdet, og velg en plass nær innganger, hovedganger eller fasiliteter. Planlegg designet på standen slik at budskapet er synlig fra de viktigste områdene. Fortsett dialogen med arrangøren, og sørg for å holde dere oppdatert om tider, tillatelser og promoteringsmuligheter.